업무 프로세스 최적화 정의
지속적인 개선에 중점을 두어 업무 완수에 가장 효과적이고 효율적인 프로세스를 앎.
프로세스가 훌륭하면 업무가 간소화됩니다. 훌륭한 프로세스는 업무 및 시스템을 조정하여 고객에게 더 나은 서비스를 제공할 수 있도록 합니다. 의사소통 방식을 간소화합니다. 비용이 절감되고 효율성이 향상됩니다. 프로세스는 간단한 작업 계획 수립에서부터 복잡한 공급망 관리에 이르기까지, 그리고 워크스테이션(workstation) 레이아웃에서부터 슈퍼 컴퓨터 데이터 관리에 이르기까지 모든 부분을 포괄합니다. 간소화된 프로세스는 품질 향상, 고객 만족 향상, 판매 및 수익성의 증대를 가져옵니다. 잘 설계된 프로세스를 사용하면 성과는 활동이 아닌 결과로 측정됩니다. 최상의 프로세스는 동적이고, 민첩하며, 변화하는 상황에 유연하게 조정할 수 있습니다. 문제를 빠르고 쉽게 파악하고 수정할 수 있도록 설계되어 있습니다. 효율성을 높이도록 최적화되어 있습니다. 사실 이러한 프로세스를 이해 및 설계한다는 것은 결승선이 없다는 것을 인식하는 것입니다. 다시 말해 “어떻게 하면 더 개선할 수 있을까?”라고 계속해서 질문하는 것을 의미합니다. 최상의 프로세스는 측정, 제어 방법 및 피드백 순환체제(Feedback loops)를 바탕으로 구축됩니다. 모든 부분이 어떻게 긴밀하게 연결되어 있는지 파악하고, 프로세스의 한 부분에서 발생한 변경이 상위 및 하위 요소에 미치는 영향을 이해합니다. 모든 점진적인 프로세스를 개선하여, 하나 이상의 중요한 업무 부분에 영향을 미칩니다. 품질, 생산성, 적시성, 비용, 안전 등. 업무 프로세스의 지속적인 업그레이드 및 최적화에 최대한 집중하십시오. 이는 귀하의 조직에 경쟁 우위를 점할 수 있는, 아직 손대지 않은 자원일 가능성이 큽니다.
적정 스킬
업무 완수에 필요한 프로세스를 알아보고 창출한다.
업무 흐름이 원활하도록 (작업) 활동을 분리, 결합한다.
원격에서도 관리 가능한 프로세스와 절차를 설계한다.
미세한 수정부터 전면적인 리엔지니어링에 이르기까지 프로세스 개선 방안을 모색한다.
스킬 부족
무질서하게 업무를 수행한다.
업무 완수를 위해 효과적이고 효율적인 절차를 터득하기가 어렵다.
프로세스를 있는 그대로 수용하며, 프로세스 개선에는 거의 관심이 없다.
시너지와 효율성을 높일 수 있는 기회를 활용하지 않는다.
유능
업무 완성에 필요한 프로세스를 파악한다.
효율적이고 간명한 작업흐름이 되도록 과업을 분리하고 결합한다.
전체 시스템에 대해 생각한다.
지속적인 개선에 노력을 집중하고, 시너지와 통합의 기회를 잘 알아내고 포착하는 능력이 탁월하다.
스킬 남용
프로세스가 어떻게 작동하는지를 설명하는 데 어려움을 겪을 수 있다.
한꺼번에 너무 많이 다루려고 할 수 있다.
프로세스를 지나치게 단순화한다.
이미 충분히 잘 돌아가는 프로세스에 어설프게 손을 댄다.
효율성에 너무 집착해서 업무의 인간적인 요소를 고려하지 않는다.
스킬 부족을 초래하는 원인
원인을 파악하면 업무 프로세스 최적화에 대해 어려움을 겪는 이유를 설명할 수 있습니다. 스킬 향상을 위한 방법을 모색할 때 특정 상황에서 이러한 원인이 어떻게 작용할 수 있는지를 생각해 본다면 도움이 될 것입니다. 무엇보다도 본인이 하고자 하면 이런 문제들을 해소할 수 있다는 것을 기억하십시오.
개선에 노력을 집중하지 않음.
시스템의 측면에서 바라보지 않음.
체계적이지 못함.
오래된 방식에 사로잡혀 있음, 새롭게 등장하는 과학과 테크놀로지를 거부함.
지나치게 자율적이거나 독립적임.
프로세스 도구에 대한 지식이 부족함.
학습하거나 변화하려고 하지 않음.
구조나 루틴(routine)을 싫어함.